Il est facile de se sentir lourd de nos jours, surtout lorsqu’on se connecte à LinkedIn. Comme des dominos, les entreprises technologiques annoncent licenciements après licenciements. C’est un flot incessant de messages déprimants sur les réseaux sociaux, allant de « chaque histoire a une fin » à « mon rôle a été impacté », suivi par des passants bien intentionnés offrant un soutien et des introductions au réseautage.

Lorsque les entreprises réduisent leurs effectifs, elles rejettent souvent la faute sur la productivité inférieure aux attentes des employés. Mais qu’est-ce que la productivité exactement ? Comment est-il mesuré ?

Définir la productivité

Wall Street et les directeurs financiers des entreprises ont leur propre définition : la productivité est mesurée comme la production totale divisée par l’apport total, qui comprend la main-d’œuvre. Si les revenus et les bénéfices chutent en deçà des attentes des analystes, en particulier si l’entreprise s’est lancée dans une vague d’embauches, la productivité semble faible.

Les individus, d’autre part, pensent souvent à la productivité en ce qui concerne leur flux de travail. À quelle vitesse accomplissent-ils les tâches de leurs listes de tâches ? Quels hacks peuvent-ils utiliser pour améliorer leur productivité personnelle, comme la technique Pomodoro ou la boîte de réception zéro ?

Comme vous pouvez le voir, le contexte compte.

Selon le dictionnaire, la productivité est définie comme « la capacité de générer, de créer, d’améliorer ou de produire des biens et des services ».

Wall Street et les particuliers utilisent tous deux des aspects de cette définition, mais ils la mesurent différemment. Wall Street cherche à générer de la richesse monétaire. Les individus, en revanche, se concentrent sur ce qu’eux-mêmes ou leur équipe peuvent créer : ces listes de tâches qui conduisent finalement à produire des biens et des services.

« La productivité n’est jamais un accident. C’est toujours le résultat d’un engagement envers l’excellence, une planification intelligente et un effort ciblé. – Paul J. Meyer

Chaque entreprise peut améliorer sa productivité en réduisant le « travail sur le travail »

Chaque entreprise peut améliorer sa productivité. (Et non, je ne m’attends pas à ce que nous nous transformions tous en robots.)

Pourquoi suis-je si sûr ? Il y a toujours des entrées (pensez au travail, aux ressources et à l’attention) qui ne génèrent pas de sorties significatives.

Selon Rapport sur l’anatomie du travail d’Asana, les employés consacrent en moyenne 60 % de leur temps à des activités sans valeur ajoutée qui sont du « travail sur le travail », telles que la communication sur le travail, la recherche d’informations, le basculement entre les applications, la gestion des priorités changeantes et la recherche de mises à jour de statut. Seulement 40 % du temps d’un employé est consacré à un travail qualifié ou stratégique.

En regardant notre définition de la productivité, nous pouvons voir que le « travail sur le travail » est un bogue dans le système ; cela réduit le temps que les employés pourraient consacrer à générer du travail qualifié ou stratégique. En effet, le rapport d’Asana a conclu que près de trois mois du temps d’un employé par an pourraient être éliminés sans impact négatif sur les résultats.

Permettez-moi de répéter : selon les modèles de travail actuels, la plupart des employés pourraient prendre tout l’été sans affecter leur productivité.

Selon les recherches d’Asana :

Chaque semaine, les travailleurs perdent en moyenne près de trois heures en réunions inutiles. Chaque jour, ils sont bombardés de 32 e-mails. Chaque heure, leur attention est fracturée entre des outils déconnectés et doit constamment basculer entre eux.

Le « travail sur le travail » fait partie intégrante des organisations modernes et reste le plus grand obstacle à la productivité, un obstacle que les organisations ne doivent pas prendre à la légère. Trop de travailleurs sont coincés dans ce trou noir, aspirés dans un monde de petites tâches qui s’ajoutent à un énorme fardeau.

En réduisant le temps que vous consacrez au « work about work », vous pouvez immédiatement améliorer votre équation de productivité.

3 façons pratiques de réduire votre « travail sur le travail » et d’augmenter votre productivité

Alors, comment pouvez-vous commencer?

1. Effectuez un audit de réunion pour réduire les communications professionnelles inutiles

Passez en revue toutes les réunions que vous et votre équipe avez tenues au cours des deux dernières semaines (ou d’un mois, si vous souhaitez un aperçu plus précis). Pour chaque réunion, notez si elle était nécessaire et comment vous pourriez modifier la cadence, la durée ou les participants pour réduire le fardeau de la réunion. Ensuite, expérimentez ces changements dans les semaines à venir.

2. Faites un ménage de printemps pour faciliter la recherche d’informations

Nous avons tous ce « tiroir à bric-à-brac » à la maison. Vous savez, celui bourré de vieux menus de restaurants à emporter et de pièces de monnaie. De même, il peut y avoir des dossiers ou de la documentation aléatoire éparpillés sur le bureau de votre ordinateur ou dans votre outil de gestion de projet.

Prévoyez du temps pour nettoyer votre base de connaissances, ou comme nous l’appelons, votre « maison numérique ». Envisagez de programmer une « journée de nettoyage » tous les trimestres et assurez-vous que votre documentation est à jour, avec tout au bon endroit et avec un propriétaire clair.

3. Utilisez des modèles pour récupérer le temps passé à rechercher des mises à jour de statut ou à recréer la roue.

Quel type de travail répétez-vous semaine après semaine ? Il s’agit peut-être d’ajouter un contact dans Salesforce CRM ou de créer une présentation de revue trimestrielle pour votre client. Vous êtes peut-être un chef de produit et vous collectez les mêmes exigences sprint après sprint.

Quoi qu’il en soit, si c’est reproductible, arrêtez de réinventer la roue. Au lieu de cela, développez un modèle plug-and-play, une fois pour toutes, puis passez à autre chose. Cela peut signifier concevoir une plate-forme de présentation standard, une tâche Asana récurrente ou programmer une automatisation Zapier. Passer du temps à créer des modèles peut vous faire gagner du temps et de l’énergie, à vous et à votre équipe.